Gi, sua assistente no WhatsApp

Resposta rápida

A Gi é a assistente do Agílik para você, dono do negócio, cuidar da agenda e dos clientes pelo WhatsApp: perguntar quantos agendamentos tem hoje, marcar um cliente, criar um horário fixo, remarcar, confirmar, cancelar, marcar falta ou realizado, reabrir um atendimento finalizado, bloquear a agenda para as férias, consultar a ficha de um cliente, cadastrar, corrigir um telefone ou ligar e desligar os avisos dele, além de mexer nos serviços, na equipe e nas mensagens automáticas, cuidar da fila de espera, vender um pacote e marcar horário descontando do pacote, aprovar ou recusar o comprovante de sinal e conferir o faturamento do período. Ela também configura o negócio do zero com você — nome, link da agenda, serviços, horário de atendimento, endereço — põe a agenda no ar e cuida das fotos: a que você manda, uma criada por IA ou uma das que já vêm com o Agílik. Você escreve, manda áudio ou foto para o WhatsApp da Gi, (11) 5241-3803, e ela responde.

A Gi tem um número só dela, diferente do número do Agílik que envia os avisos aos seus clientes. Depois que você liga a Gi, o número dela aparece no cartão Gi, sua assistente no WhatsApp, em Configurações, com um atalho que já abre a conversa. Se você conversava com a Gi pelo número dos avisos, salve o número novo: o dos avisos agora só dá a resposta automática de sempre.

Nada muda na agenda sem você tocar em Confirmar. A Gi nasce desligada e só o proprietário pode ligar.

A Gi conversa só com você. O Agílik só lê as mensagens que o seu telefone verificado, com a Gi ligada, manda para o número da Gi. Seus clientes continuam sem chat: quando eles escrevem para o número do Agílik, recebem a mesma resposta automática de sempre, e quem não é você e escreve para o número da Gi recebe só um aviso de que ela não encontrou um negócio com a Gi ligada para aquele telefone. A única coisa que o sistema procura numa mensagem de número desconhecido enviada à Gi é o código de verificação descrito abaixo — nada mais do conteúdo é usado, guardado ou enviado para a inteligência artificial. Os botões Vou comparecer e Não vou poder ir do lembrete funcionam como antes.

Como ligar

Há dois caminhos, e o resultado é o mesmo: um telefone passa a conversar com a Gi.

Pelo seu celular (funciona com qualquer número, e mesmo sem telefone no cadastro):

1. Em Configurações, no cartão Gi, sua assistente no WhatsApp, toque em Falar com a Gi do meu celular.
2. A tela mostra uma mensagem pronta, do tipo AGILIK ABCD2345, e um atalho que abre o WhatsApp já com ela escrita.
3. Mande essa mensagem do celular que vai conversar com a Gi. Ela responde na hora se apresentando, e pronto: aquele telefone passa a ser o seu.

O código vale 30 minutos e uma vez só. Quem mandar o código passa a ser o telefone que conversa com a Gi — então gere e mande do seu próprio celular, e não repasse o código a ninguém.

Pelo telefone de contato do negócio:

1. Confira o telefone em Configurações > Negócio.
2. Logo abaixo de Avisos no seu WhatsApp, ligue o interruptor Gi, sua assistente no WhatsApp.
3. O cartão passa a mostrar “Do número (telefone do negócio), escreva para Gi (11) 5241-3803”, com um atalho que abre a conversa.

O interruptor só fica travado quando não há telefone no cadastro nem telefone já verificado — nesse caso, use o código.

Profissional e secretária veem o cartão com o interruptor travado e o aviso de que só o proprietário muda. Veja Segurança do número.

Quando o cartão mostra “Em breve”

Se a Gi estiver temporariamente indisponível, o cartão mostra Em breve: peça pelo WhatsApp a agenda do dia, agendar, remarcar, cancelar, falta e férias. e o interruptor fica travado para todos. Se tentar ligar nesse momento, a tela avisa A Gi ainda não está disponível.

Como usar

Escreva do jeito que você falaria com uma secretária. Alguns exemplos:

Você também pode mandar áudio falando o pedido ou uma foto, por exemplo de uma anotação em papel com os horários. A Gi entende o conteúdo e segue do mesmo jeito.

Se faltar alguma informação, ela pergunta antes. Por exemplo: dois clientes com o mesmo nome, mais de um horário possível ou, quando há mais de um profissional, de quem é a agenda. Ela não escolhe sozinha. Se o horário pedido já estiver ocupado, ela avisa e oferece outro antes de pedir Confirmar.

Ela pergunta antes de criar

Criar um serviço ou cadastrar um profissional tem escolhas que mudam o resultado — descrição, tipo, vagas, sinal, convite de retorno. Se você não disser, a Gi pergunta antes de preparar, numa mensagem só, já sugerindo o que costuma fazer sentido. Se você responder "tanto faz", ela segue com a sugestão e mostra no resumo o que ficou valendo.

Se você já mandar tudo de uma vez ("barba, 20 minutos, 35 reais, presencial, sem sinal, aparece no site"), ela prepara direto, sem perguntar nada.

O botão Confirmar

Quando o pedido muda a agenda, a Gi responde com um resumo e dois botões: Confirmar e Cancelar.

• Confirmar faz a mudança e a Gi avisa o resultado, como “Pronto, agendei.”
• Cancelar não faz nada.
• Escrever “sim” não confirma. Só o toque no botão vale.
• O pedido vale por 30 minutos. Depois disso, peça de novo.
• Cada mensagem prepara no máximo 3 pedidos. Confirme esses antes de pedir mais.
• Tocar duas vezes no mesmo botão faz a mudança uma vez só.

As mudanças feitas pela Gi seguem as mesmas regras de quando você usa o painel — é o mesmo caminho do botão que você aperta na tela. O agendamento novo conta no limite de agendamentos do mês. Remarcar prepara de novo a confirmação e os lembretes, como no painel, conforme as suas automações. Cancelar libera o horário na agenda, inclusive para a fila de espera.

O que ela prepara

Três coisas que a Gi avisa antes de você confirmar, porque mudam mais do que parece:

• Telefone repetido. Se você pedir para cadastrar alguém com um telefone que já é de outro cliente, ela pergunta antes de criar uma segunda ficha. E se você trocar o telefone de um cliente para um número que já é de outro, os dois passam a dividir o mesmo contato — e as mesmas autorizações de mensagem. O resumo diz isso com todas as letras.
• Telefone precisa do DDD. Sem DDD ela recusa na hora, em vez de falhar depois do Confirmar.
• Telefone de contato do negócio. É o telefone que o cliente vê na agenda e no site — não é o que identifica você. Trocá-lo não desliga a Gi, e o resumo diz isso.

Ainda não é feito pela Gi: excluir serviço ou profissional de vez — isso continua no painel. O site ela escreve e publica (textos, blocos, cores, fotos). Cuidado para não confundir: publicar a agenda (o que o cliente usa para marcar) e publicar o site são duas coisas separadas, e ela fala delas assim. Para mudar uma folga, peça para apagar e criar a nova.

A Gi cuida do cadastro do cliente (nome, telefones, e-mail, CPF, nascimento, endereço, contato e observações) e da foto da ficha. A ficha do atendimento (anotações e anexos) ela lê e escreve só se você ligar essa chave — veja abaixo. O que ela não faz: excluir cliente — para apagar os dados de alguém, use Clientes no painel.

Bloqueio com clientes já marcados

O bloqueio não cancela ninguém. Ele só impede novos agendamentos no período. Depois que você confirma, a Gi lista quem já estava marcado naqueles dias e pergunta o que fazer com cada um: cancelar ou remarcar. Cada uma dessas mudanças também pede Confirmar.

A ficha do atendimento e o sigilo

A ficha pode ter dados de saúde, por isso tem uma chave própria: em Configurações › Gi, com a Gi ligada, aparece Ficha do atendimento pela Gi. Ela nasce desligada e só o proprietário liga. Ligue só se o celular que conversa com a Gi for seu: a Gi reconhece quem fala pelo número, e quem estiver com esse celular — uma secretária, por exemplo — passa a ver as anotações, mesmo sem poder vê-las no painel. Por isso, sempre que o celular que fala com a Gi muda (um código novo, ou religar a Gi com outro telefone), a chave desliga sozinha e você decide de novo.

Quando você pede à Gi para ler ou anotar na ficha:

• o texto passa pela inteligência artificial que prepara a resposta (a OpenRouter, nos Estados Unidos) e a resposta chega ao seu WhatsApp;
• a conversa com a Gi apaga as últimas 24 horas — as suas mensagens e as dela — assim que ela lê ou prepara algo da ficha, mesmo que o pedido seja recusado ou você não confirme. Isso pega também o que você ditou antes ("anota na ficha da Maria..." → "qual Maria?" → "a Silva"). No lugar fica só um aviso, e ela perde o contexto recente: se precisar, lê na ficha de novo;
• se você ditar um dado de saúde e a conversa nunca chegar a um pedido da ficha, essa mensagem fica na conversa por até 7 dias, como qualquer outra;
• o registro das mudanças não guarda a anotação, nem o nome do anexo, nem o nome do cliente — só que o pedido existiu. A anotação e o anexo moram só na ficha;
• o que chegou ao seu WhatsApp fica no seu celular — e no backup dele, se estiver ligado. Apague a conversa se quiser que não fique.

Você é o responsável por esses dados perante seus clientes. Se atende saúde, avalie se usar a Gi para a ficha combina com as regras da sua profissão.

O que ela ainda não faz

• Ainda não faz, mas dá para fazer no painel: excluir cliente, serviço ou profissional de vez, mudar uma folga que já existe (apague e crie outra), anexar PDF à ficha e abrir o arquivo de um anexo, criar horário fixo usando pacote, pôr a galeria de fotos em ordem (no painel, com as setas de cada foto) e apagar foto do site.
• Nunca faz pelo WhatsApp: plano, cobrança, encerrar a conta, dados pessoais e privacidade, e permissões de acesso da equipe. Esses assuntos ficam só no painel.

Cuidado para não confundir: a Gi escreve e publica o site e cuida do cadastro dos profissionais; o que ela não faz é mexer em quem tem acesso ao painel.

Segurança do número

A Gi reconhece você por um telefone só: o que foi verificado, seja pelo código, seja pelo interruptor. Por isso:

• gere o código e mande você mesmo, do seu celular — quem manda o código passa a ser o telefone que conversa com a Gi;
• não repasse o código; ele vale 30 minutos e some no primeiro uso;
• se trocar de celular ou de número, gere um código novo pelo telefone novo;
• se alguém que não deve mexer na agenda tiver acesso a esse WhatsApp, desligue a Gi.

Trocar o telefone de contato em Configurações > Negócio não muda quem fala com a Gi e não a desliga: o telefone verificado continua valendo. Quando os dois são diferentes, o cartão diz qual telefone está conversando com ela.

Desligar a Gi guarda o telefone verificado: ao ligar de novo, ela volta a conversar com aquele mesmo aparelho, sem pedir código — o cartão mostra qual é. Para passar a Gi para outro celular, gere um código novo por ele; o telefone anterior deixa de falar com ela na mesma hora. E enquanto um código estiver válido, o cartão mostra Cancelar o código.

Se o mesmo telefone estiver ligado à Gi de mais de um negócio, ela não escolhe um deles: explica a situação e pede para você desligar a Gi no negócio que não vai usar esse número. Ao verificar um telefone por código, se ele já conversa com a Gi ligada de outro negócio, ela recusa na hora e diz qual é — em vez de parar nos dois. Se no outro negócio a Gi está desligada, o telefone simplesmente passa para o novo, e o outro deixa de lembrar dele.

Privacidade

• As mensagens, os áudios e as fotos que você envia são processados por um provedor de inteligência artificial para entender o pedido. Os detalhes estão na política de privacidade.
• O texto da conversa fica guardado por até 7 dias e depois é apagado.
• Áudios e fotos são usados só para responder e não ficam guardados — com uma exceção óbvia: a foto que você manda para virar imagem de um serviço, de um profissional, de um cliente ou do site fica guardada como essa imagem, igual a quando você sobe pelo painel.
• O registro das mudanças preparadas e confirmadas pelo WhatsApp fica guardado por até 180 dias.

O Agílik só lê as mensagens do seu telefone verificado, com a Gi ligada. Qualquer outro telefone, inclusive o dos seus clientes, não conversa com a Gi: se escrever para o número da Gi, recebe só o aviso de que ela não encontrou um negócio; se escrever para o número do Agílik, recebe a resposta automática de sempre. Nos dois casos, o conteúdo não é lido nem guardado. Isso também vale para o seu número depois que você desliga a Gi.

Problemas comuns

“A Gi disse que não dá para publicar a agenda”

Se o teste de 7 dias ou a assinatura venceu, a agenda pública sai do ar sozinha — o link mostra Agenda temporariamente pausada — e publicar de novo não adianta. A Gi diz isso e manda você resolver o plano em Configurações › Plano. Enquanto a conta está bloqueada, ela continua respondendo o resto normalmente.

A Gi não responde

Confira, nesta ordem:

1. Você está escrevendo para (11) 5241-3803, o número da Gi mostrado no cartão — e não para o número do Agílik que envia os avisos aos clientes.
2. O interruptor Gi, sua assistente no WhatsApp está ligado em Configurações.
3. Você está escrevendo do telefone que o cartão mostra, o que foi verificado. Se trocou de celular, toque em Falar com a Gi de outro telefone e mande o código pelo celular novo.

Se a Gi respondeu que não encontrou um negócio com a Gi ligada para o seu número, ela não reconheceu o telefone: revise os itens 2 e 3. Se chegou a resposta automática que manda para a agenda ou diz que o número não foi identificado, você escreveu para o número do Agílik, e não para o da Gi.

“Tive um problema para responder agora”

A Gi não conseguiu responder naquele momento. Espere alguns minutos e mande o pedido de novo.

“Recebi muitas mensagens em pouco tempo”

Existe um limite de cerca de 60 mensagens por hora. Espere alguns minutos e continue.

“Esse botão não vale mais”

O botão não pôde ser reconhecido, por exemplo por ser de um pedido antigo. Diga de novo o que precisa.

“Esse pedido passou do prazo de 30 minutos”

O toque em Confirmar chegou depois de 30 minutos. Nada foi feito. Peça de novo.

“Não deu certo”

A Gi tentou fazer a mudança e a agenda não permitiu, por exemplo quando o horário já foi ocupado nesse meio tempo ou o limite de agendamentos do mês acabou. A mensagem diz o motivo. Ajuste o pedido ou resolva pelo painel.

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