Despesas

Resposta rápida

Em Despesas você lança o que o negócio gastou no mês — aluguel, produtos, contas, impostos — uma por vez, com a opção de repetir todo mês. As comissões que você marcou como pagas entram sozinhas, numa linha Comissões pagas. No Desempenho, o proprietário vê quanto sobrou no mês: o faturamento menos as despesas.

Onde encontrar

Menu principal → Dia a dia → Despesas.

Quem pode

• Proprietário: lança, edita, exclui e marca como paga; cria, renomeia e arquiva categorias; vê quanto sobrou no Desempenho.
• Secretária: lança, edita, exclui e marca como paga, e vê a lista e os totais do mês. Não vê o botão Categorias, não mexe nelas e não vê quanto sobrou.
• Profissional: não vê o item no menu. Pelo endereço, aparece "página não encontrada".

Lançar uma despesa

1. Toque em Nova despesa.
2. Preencha Descrição (até 80 caracteres), Valor, Data e Categoria.
3. Ligue Já está paga se ela já foi paga. Desligado, ela fica a pagar.
4. Ligue Repetir todo mês se é uma conta fixa, como o aluguel (veja abaixo).
5. Toque em Lançar despesa.

Se faltar alguma coisa, o aviso aparece embaixo do próprio campo, que fica com a borda vermelha, na ordem da janela — por exemplo, "Escreva o que foi a despesa." embaixo da Descrição. Perto do limite da descrição, um contador mostra quantos caracteres faltam ("72 de 80 caracteres"). Um texto colado maior entra inteiro: o contador fica vermelho e vira o aviso ("95 de 80 caracteres: encurte a descrição"), e a despesa só é lançada depois de encurtar.

A data vai do dia 1 do mês em que o negócio começou no Agílik até o último dia do mês que vem — dá para lançar hoje a conta que vence no mês seguinte. O valor precisa ser maior que zero e vai até R$ 1.000.000,00.

Despesa fixa (repetir todo mês)

Com Repetir todo mês, a despesa é lançada de novo a cada mês, no mesmo dia, a pagar. Ela aparece quando você abre o mês — nunca antes do mês chegar.

• Se o dia não existe no mês (por exemplo, dia 31 em fevereiro), ela cai no último dia do mês.
• Se a primeira data for de um mês que já passou, a janela avisa que os meses seguintes até o atual também serão lançados, a pagar.
• Para mudar o valor dali para a frente, edite a despesa do mês atual com Repetir todo mês ligado: o que você mudou nela (valor, descrição, categoria ou dia) vale para os meses que ainda vão aparecer. As despesas já lançadas não mudam.
• Editar a despesa de um mês que já passou muda só ela: os próximos meses continuam como estavam. Assim, corrigir a descrição de julho não desfaz um aumento lançado depois. A janela avisa isso.
• Para parar de repetir, edite a despesa e desligue Repetir todo mês: o mês atual é o último (se a despesa foi lançada para o mês seguinte, é esse o último). Depois de parar, ela não volta a repetir: a janela avisa "Esta despesa parou de repetir. Para repetir de novo, lance uma nova despesa fixa."
• A despesa de uma fixa fica no mês dela: o calendário só deixa escolher um dia desse mês. Se tentar levá-la para outro mês, aparece "A despesa fixa fica no mês dela. Para lançar em outro mês, crie uma nova despesa."

As despesas fixas aparecem na lista com o selo todo mês.

Pagar, editar e excluir

Em cada despesa da lista:

• Marcar como paga (✓) — e, se foi engano, Desfazer pagamento.

• Editar (lápis) — abre a mesma janela do lançamento.

• Excluir (lixeira) — pede confirmação. Numa despesa fixa que ainda repete, pergunta:

  • Só esta: as dos outros meses continuam, e ela segue se repetindo; o mês excluído não volta;
  • Esta e as próximas: exclui esta e as dos meses seguintes, e ela para de repetir.

  Numa despesa de uma fixa que já parou de repetir, a pergunta é a mesma — Só esta ou Esta e as próximas —, e a segunda exclui esta e as dos meses seguintes que ainda estão na lista. Numa avulsa, a pergunta é só "Excluir despesa?".

A despesa excluída sai da lista, dos totais e da conta de quanto sobrou.

Situação de cada despesa

O Agílik não manda aviso de vencimento por WhatsApp, e-mail ou celular: confira a tela.

Os três cartões

Use as setas ao lado do nome do mês para trocar de mês. A da esquerda para no mês em que o negócio começou; a da direita vai até o mês que vem.

Comissões pagas

Quando o proprietário marca uma comissão como paga em Comissões, o valor entra sozinho na linha Comissões pagas, na categoria Equipe, no mês do pagamento. Ela soma todos os acertos do mês, aparece sempre como paga, com o selo automática, e não tem botões de editar, pagar ou excluir: para mudar, mude o acerto em Comissões. Só o proprietário vê o link Ver comissões; a secretária vê só o total do mês, sem o valor de cada profissional.

Categorias

A lista vem pronta: Aluguel, Produtos e materiais, Equipe, Contas da casa, Impostos, Marketing, Sistemas e assinaturas e Outros. O proprietário toca em Categorias para:

• criar uma categoria nova (até 40 caracteres; não pode repetir um nome, nem com letras maiúsculas diferentes);
• renomear — o nome muda em todas as despesas;
• arquivar — ela some das despesas novas, mas continua nas antigas, marcada como arquivada; Voltar a usar desfaz. Outros não pode ser arquivada: ela mostra "sempre disponível".

Se algo der errado ao renomear ou arquivar, o aviso aparece logo abaixo da categoria em que você mexeu; ao criar, embaixo do campo Nova categoria.

Quanto sobrou no mês

No Desempenho, só para o proprietário:

Sobrou no mês = Faturamento − Despesas do mês

O faturamento é o mesmo do Caixa. As despesas do mês são as lançadas com data no mês, pagas ou não, mais as comissões pagas no mês. Quando o resultado é negativo, aparece com o sinal de menos (por exemplo, −R$ 300,00) e em vermelho. Num mês sem nenhuma despesa lançada, o cartão avisa "sem despesas lançadas neste mês", para você não ler o faturamento como lucro. No mês em andamento, os cartões Sobrou no mês e Despesas dizem até hoje: a despesa com data mais para a frente entra no dia dela.

Quando a tela está vazia

Num mês sem despesas aparece "Nenhuma despesa neste mês". Para o proprietário que ainda não lançou nenhuma despesa, vem junto "Lance a primeira despesa para ver quanto sobrou no mês."; para quem já lançou em outros meses e para a secretária, "Toque em Nova despesa para lançar a primeira."

No celular, Nova despesa e Categorias ficam lado a lado, cada um com metade da largura.

Problemas comuns

• A despesa fixa não apareceu no mês que vem. Ela só aparece quando o mês chega.
• "Essa categoria foi arquivada. Escolha outra." A categoria foi arquivada depois que a janela abriu. Escolha outra ou peça ao proprietário para voltar a usá-la.
• "Já existe uma categoria com esse nome." Use outro nome. Se a categoria com esse nome estiver arquivada, aparece "Já existe uma categoria arquivada com esse nome. Volte a usar ela em Categorias.": toque em Voltar a usar nela.
• "Escolha uma data entre … e …" A data está antes do mês em que o negócio começou ou depois do mês que vem.
• "A despesa fixa fica no mês dela." A despesa de uma fixa não muda de mês. Lance uma nova despesa no outro mês.
• No Desempenho, o mês atual tem menos despesa que aqui. O mês em andamento conta até hoje; as despesas com data depois de hoje entram quando o dia chegar.

O que esta tela não faz

Não parcela despesa, não guarda comprovante, não pede fornecedor, não avisa vencimento, não importa extrato, não exporta e não monta DRE. A Gi não lança despesas.