Equipe: convidar profissional e secretária

Resposta rápida

O proprietário convida a equipe em Configurações > Equipe, pelo e-mail de cada pessoa. O convite chega por e-mail, vale por 7 dias e a pessoa entra com esse mesmo e-mail. Cada papel vê só a sua parte do painel:

• Secretária: a agenda de todos os profissionais, os clientes (sem a ficha do atendimento) e o Caixa do dia.
• Profissional: só a própria agenda, os clientes que atende, os próprios atendimentos, Meu horário e Minha comissão.

Remover o acesso tira a pessoa do painel na hora. A agenda, os atendimentos e o histórico continuam.

Onde encontrar

Ajustes > Configurações > Equipe. Só o proprietário vê essa seção. Durante um acesso do suporte remoto, ela também não aparece.

Antes de convidar um profissional

O convite de profissional liga o login a uma agenda que já existe. Cadastre a pessoa antes em Profissionais. Na lista de agendas do convite aparecem só os profissionais ativos que ainda não têm login nem convite pendente.

Quando não há agenda para escolher, o formulário diz o motivo:

• sem nenhum profissional cadastrado: "Cadastre o profissional em Profissionais antes de convidar.";
• com todas as agendas já ligadas a alguém ou com convite pendente: "Todas as agendas já têm acesso ou um convite pendente. Para convidar outra pessoa, cadastre a agenda dela em Profissionais."

Como convidar

1. Abra Configurações > Equipe.
2. Em Convidar, informe o E-mail da pessoa.
3. Escolha o Papel: Profissional ou Secretária.
4. Se for profissional, escolha a Agenda dele.
5. Toque em Convidar.

A pessoa recebe o e-mail "Convite para a equipe de [nome do negócio] no Agílik", com o botão Aceitar convite. Enquanto ela não aceita, o convite fica em Convites pendentes, com o papel, a agenda e o prazo (vence em N dias ou vencido).

Nos convites pendentes:

• Reenviar manda um link novo, que vale por mais 7 dias a partir de agora. O link anterior deixa de funcionar.
• Cancelar invalida o convite.

Limites e recusas do convite

Uma pessoa só participa de um negócio no Agílik. Quem já tem o próprio negócio precisa de outro e-mail para entrar na sua equipe.

Como a pessoa aceita

1. Ela abre o link do e-mail. A página mostra o nome do negócio, o papel — por exemplo, "Studio Alto Jardim convidou você como profissional" — e, para profissional, a agenda.
2. Sem estar conectada, escolhe Criar conta ou Já tenho conta. O e-mail do convite já vem preenchido e não pode ser trocado. Entrar com Google também funciona, se for o mesmo e-mail.
3. Depois de entrar, volta à página do convite e toca em Entrar na equipe. O painel abre na Agenda.

Aceitar pelo link também confirma o e-mail da conta. Se ela estiver conectada com outro e-mail, a página pede para Sair e entrar com o e-mail do convite.

Para não entrar, ela toca em Recusar convite. O convite some da sua lista de pendentes.

Quem já tem conta sem negócio

Quem já tem conta no Agílik, mas ainda não tem negócio, vê um aviso ao entrar no painel: "[negócio] convidou você". Com o e-mail da conta já confirmado, o botão Aceitar convite aceita ali mesmo. Sem o e-mail confirmado, o aviso pede para abrir o link que chegou por e-mail.

No mesmo aviso, Criar meu próprio negócio recusa os convites pendentes para aquele e-mail e segue para o cadastro de um negócio novo.

Mensagens do link do convite

Nesses dois casos a página não oferece criar conta: sem um convite válido, o cadastro abriria um negócio novo, só seu. Quem já tem acesso toca em Entrar; quem ainda não tem pede um novo convite ao proprietário. | "Este convite já foi usado." | Alguém já aceitou esse convite. Se foi você, basta entrar. | | "Esta agenda já foi ligada a outra pessoa." | A agenda recebeu outro login antes do aceite. Fale com o proprietário. | | "Esta agenda foi desativada. Peça um novo convite a quem convidou você." | O profissional foi desativado depois do convite. |

O que cada papel vê

O menu mostra a cada um só o que ele pode abrir. Se alguém digitar o endereço de uma tela fora do papel, o Agílik responde página não encontrada, dentro do painel, com o botão Voltar para o painel. As travas valem no servidor, não só na tela.

O cadastro inicial do negócio é do proprietário. Se o negócio ficar com algo faltando — por exemplo, a agenda do único profissional ficou sem horário de atendimento —, só o proprietário é levado de volta ao passo a passo; a secretária e os profissionais continuam usando o painel normalmente. Se eles abrirem o endereço do passo a passo, voltam para o painel.

Menu de cada papel

• Secretária: Painel, Agenda, Clientes e Caixa. No menu do usuário, Perfil.
• Profissional: Agenda, Atendimentos, Clientes, Minha comissão e Meu horário. No menu do usuário, Perfil.

Quais clientes o profissional vê

O profissional vê:

• os clientes que têm horário com ele que não foi cancelado. Pendente, Agendado, Confirmado, Remarcado, Realizado e Falta contam;
• os clientes que ainda não têm horário válido com ninguém: cadastrados e nunca marcados, ou só com horários cancelados. Esses aparecem para todos os profissionais e somem para os outros assim que alguém marca um horário com eles.

Um cliente pode aparecer para mais de um profissional: basta ter horário com cada um. Cancelar um horário tira o cliente da lista daquele profissional, se não sobrar outro horário válido com ele. Se não sobrar horário válido com ninguém, o cliente volta a aparecer para todos os profissionais.

Dos pacotes e da fidelidade do cliente, o profissional vê só o que é da agenda dele: os serviços do pacote com ele, com o saldo dessas sessões, e o cartão de selos dele. O que o cliente comprou ou juntou com os colegas não aparece.

O que o profissional não consegue fazer

• Marcar cliente de outro profissional. Ao marcar um cliente que só tem horário com colegas, aparece: "Este cliente já é atendido por outro profissional. Peça ao dono ou à secretária para marcar." O horário fixo mostra a mesma frase. Na fila de espera, o aviso é "Você não tem permissão para isso".
• Cadastrar cliente com o telefone ou o CPF de um cliente de outro profissional. Ao digitar o telefone, o campo já mostra a mesma frase e Salvar fica bloqueado. Vale também para trocar o telefone de um cliente dele pelo de um cliente de colega e para marcar um cliente novo com esse telefone. O proprietário ou a secretária cadastram ou marcam.
• Mudar o responsável ou as autorizações de WhatsApp de um telefone que também é de cliente de outro profissional — por exemplo, a mãe atendida por ele e o filho pelo colega, no mesmo telefone. Veja Telefone compartilhado.
• Vender pacote. Ao marcar, ele só usa o saldo que o cliente já tem. Um pacote novo só pelo proprietário ou pela secretária: "Venda de pacote só pelo dono ou pela secretária." Desfazer a venda também não é com ele.
• Resgatar recompensa da fidelidade e excluir cliente.

Telefone compartilhado

No negócio, cada telefone é um contato só: o Responsável e as autorizações de WhatsApp valem para todos os clientes daquele telefone. Ao digitar um telefone que já existe, o aviso Telefone já cadastrado mostra o Contato principal desse número quando outro cliente ligado a ele é do profissional. Esse nome pode ter sido escrito por outra pessoa da equipe. Preencher Responsável ao salvar troca esse nome para o negócio todo.

Se o telefone é também de um cliente de outro profissional, o profissional não cadastra ninguém nele (veja acima). Um cliente dele que já divide o telefone com um cliente de colega continua editável — nome, e-mail, endereço, observações —, mas o Responsável e as autorizações de WhatsApp desse telefone não mudam por ele. Na janela do cliente, o campo Responsável e os dois interruptores de Autorizações de mensagens aparecem travados, com o motivo embaixo: "O telefone deste cliente também é de um cliente de outro profissional. Só o dono ou a secretária podem mudar o responsável." (ou "… as autorizações de mensagens."). Se o cliente pedir para parar de receber mensagens, peça ao proprietário ou à secretária para registrar.

Marcar esse cliente com a autorização de avisos preenchida mostra "O telefone deste cliente também é de um cliente de outro profissional. A autorização de avisos só o dono ou a secretária podem registrar — marque sem ela ou peça a eles." Sem a autorização, a marcação funciona.

A ficha completa para os profissionais

Em Configurações > Equipe fica a chave Profissionais veem as anotações de outros profissionais na ficha do cliente. Ela nasce desligada.

Desligada, cada profissional vê só o que é dele: as anotações que ele escreveu, os anexos dos atendimentos dele e as sessões anteriores com ele.

Ligada, o profissional vê a ficha inteira do cliente, inclusive o que os colegas e o proprietário registraram, só depois de concluir pelo menos um atendimento com esse cliente. Um horário apenas marcado não abre a ficha dos colegas. Por isso, um cliente que acabou de trocar de profissional mostra ao novo profissional só o que é dele até a primeira sessão concluída.

Nos dois casos:

• ver não é apagar: o profissional só apaga anexos dos próprios atendimentos;
• o que o profissional anexa fica ligado ao atendimento aberto;
• os anexos que o proprietário guarda na aba Anexos, no nível do cliente, só aparecem para o profissional com a chave ligada e depois do primeiro atendimento concluído;
• a secretária nunca vê a ficha.

A ficha pode ter dados de saúde. Ligue a chave só se a equipe toda precisar da história completa do cliente.

Meu horário

O profissional ajusta a própria semana em Dia a dia > Meu horário: as faixas de Horários de atendimento, com Salvar horários, e os bloqueios em Fechar a agenda, como férias e folgas, com o botão Adicionar bloqueio no alto do cartão. Vale para a agenda e para a página de agendamento. Fuso horário, dias de agenda aberta, Oferecer horários a cada, foto, perfil público, Pix e a porcentagem de comissão continuam com o proprietário, em Profissionais.

Aviso no celular da equipe

No aplicativo da loja, a secretária e o profissional ligam o Aviso no celular em Perfil. O proprietário continua ligando em Configurações.

• A secretária recebe os avisos dos horários de todos os profissionais e do comprovante. Os avisos do plano e do teste chegam só para o proprietário.
• O profissional recebe só os avisos da própria agenda, inclusive o Cliente confirmou presença. Avisos do plano e do teste não chegam para ele.
• A opção Cliente confirmou presença vale para o aparelho de cada um: desligar no seu celular não muda o de mais ninguém.

Veja Avisos no celular.

Remover o acesso

1. Em Configurações > Equipe > Quem tem acesso, toque em Remover acesso.
2. Confirme. A pessoa perde o acesso na hora e sai de todos os aparelhos. O aviso no celular dela também para de chegar.

A agenda, os atendimentos, o Caixa e as comissões continuam. Convites pendentes para o e-mail dela são cancelados. Ao entrar de novo, ela vê Acesso encerrado, com a opção de criar o próprio negócio.

Para trocar o papel de alguém, remova o acesso e convide de novo com o papel certo.

Desativar um profissional em Profissionais também remove o acesso de quem entrava por aquela agenda e cancela o convite pendente dela. Reativar o profissional não devolve o acesso: é preciso convidar de novo.

Problemas comuns

• A agenda do profissional não aparece no convite: ele está inativo, já tem login ou já tem convite pendente. Confira em Profissionais e em Convites pendentes.
• O convite não chegou: confira o e-mail digitado e a caixa de spam; depois use Reenviar.
• A pessoa diz que "o e-mail já tem um negócio": ela já é dona ou membro de outro negócio no Agílik. Convide outro e-mail dela.
• A pessoa aparece como "Acesso encerrado": o acesso foi removido ou a agenda dela foi desativada. Convide de novo, se for o caso.
• O profissional não acha um cliente: o cliente tem horário só com outros profissionais. O proprietário ou a secretária marcam o horário.
• O profissional não consegue cadastrar um cliente com certo telefone ou CPF: o telefone ou o CPF já é de um cliente de outro profissional. O proprietário ou a secretária cadastram ou marcam.
• A secretária não vê Atendimentos, Meu site ou Configurações: é o esperado para o papel dela.

Relacionados

• Profissionais
• Comissões
• Anotações e anexos do atendimento
• Exportar dados, privacidade e permissões
• Avisos no celular